Duración de la conservación de la base documental de una empresa

Plazos para la conservación de documentos en base al Código de Comercio

El artículo 30 del Código de Comercio dicta la obligación de conservar durante 6 años tanto los libros obligatorios (diario, inventario, cuentas anuales, y, cuando sea el caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios) como los no obligatorios; (como el mayor, registros de IVA, etc.), así como la documentación y comprobantes que respalden las anotaciones realizadas en los mismos (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.). El plazo comienza desde el último asiento registrado.

Plazos para la conservación de documentos según la normativa tributaria

La Ley General Tributaria establece un período de cuatro años para retener los registros, comenzando después de finalizado el plazo voluntario de presentación de cada impuesto. Sin embargo, en casos de créditos fiscales (como bases imponibles negativas), la Administración tiene la facultad de comprobar e investigar la información de períodos ya prescritos, lo que implica la obligación de mantener la documentación. Por ejemplo, si un bien se amortiza en 15 años, la factura de compra debe conservarse durante 19 años.

Plazos para la conservación de documentos según la normativa laboral

Las infracciones laborales prescritas en un plazo de tres años, mientras que las relacionadas con la seguridad social prescritas en cinco años. La documentación que debe conservarse en materia de empleo incluye bajas, recibos de salario, contratos de trabajo y registros de jornada laboral. Los resúmenes mensuales de los registros de jornada deben mantenerse durante al menos cuatro años.

Normativas contra el blanqueo de capitales y financiación del terrorismo

La obligación general, en base a esta normativa, establece un periodo de custodia de diez años.

Fundaciones y asociaciones

Las organizaciones sin ánimo de lucro deben conservar la documentación que respalda la aplicación de fondos en proyectos diferentes durante un período de diez años.

Documentación justificativa de subvenciones

Los justificantes bancarios, documentos originales que respaldan el uso de fondos recibidos, certificados, etc., deben mantenerse durante el período de justificación de la subvención. Si la subvención involucra fondos europeos, el plazo es de 3 años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas que incluyen los gastos de la operación. Las facturas deben conservarse durante 6 años. En el caso de subvenciones de inmovilizado, es recomendable conservar toda la documentación durante 10 años, aunque se debe consultar la normativa específica de cada subvención.

Documentos de por vida

Ciertos documentos, como escrituras de constitución, estatutos sociales, acuerdos sociales, otorgamientos de poderes, compras de participaciones o acciones, escrituras de disolución o liquidación y libros de actas, deben conservarse indefinidamente. Además, están las variaciones censales, actas de inspección, libros de visitas, contratos privados, documentos de préstamos participativos o prendas de acciones, así como la documentación que acredita licencias y autorizaciones de cualquier tipo, así como el cumplimiento de obligaciones legales.

Delitos contra la Seguridad Social y la Agencia Tributaria

El Código Penal establece un plazo de 10 años para conservar la documentación fiscal y laboral relacionada con delitos contra la Seguridad Social o Hacienda que conlleven penas de prisión o inhabilitación por más de 5 años y menos de 10 años. Por lo tanto, en un proceso penal se puede exigir documentación laboral y fiscal con hasta 10 años de antigüedad.

Documentación para ejercer derechos y afrontar reclamaciones

La documentación que permita ejercer derechos o responder a posibles reclamaciones debe conservarse durante el tiempo necesario. Algunos plazos de prescripción según el Código Civil incluyen 6 años para acciones reales sobre bienes muebles, 15 años para acciones personales sin término especial de prescripción, 20 años para acciones hipotecarias y 30 años para acciones reales sobre bienes inmuebles.