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Deducibilidad de los gastos en el IRPF y en el Impuesto de Sociedades: errores comunes y cómo evitarlos
En el ejercicio de una actividad económica, ya sea como autónomo o a través de una sociedad, la correcta deducción de los gastos es esencial para optimizar la carga fiscal y evitar contingencias tributarias. Sin embargo, la Agencia Tributaria observa con especial atención los conceptos deducibles, y los errores en esta materia son fuente habitual de inspecciones, sanciones y requerimientos. En este artículo abordamos los criterios legales y doctrinales para determinar qué gastos son efectivamente deducibles, así como los fallos más comunes cometidos por empresarios y autónomos.
¿Cuándo es deducible un gasto en el IRPF y en el Impuesto sobre Sociedades?
En el IRPF (autónomos)
El artículo 28.1 de la Ley del IRPF (Ley 35/2006) establece que los rendimientos de actividades económicas se calcularán por diferencia entre ingresos y gastos fiscalmente deducibles. Para que un gasto sea deducible, debe cumplir tres requisitos fundamentales:
1. Vinculación con la actividad económica: Debe estar correlacionado directamente con la obtención de ingresos.
2. Justificación documental: Debe estar debidamente registrado y respaldado por facturas conforme a la normativa.
3. Imputación temporal correcta: Se debe registrar en el ejercicio en el que se devengue.
En el Impuesto sobre Sociedades
El artículo 10.3 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (Ley 27/2014) establece que el resultado contable será la base imponible, salvo ajustes extracontables. La deducción de un gasto en el IS exige que esté contabilizado, tenga correlación con los ingresos, y no esté expresamente excluido por la normativa fiscal (como las retribuciones a socios no estipuladas en estatutos o multas y sanciones).
Gastos controvertidos: ¿Cuándo son deducibles?
Algunos conceptos generan sistemáticamente controversia y suelen ser foco de revisión por parte de la Agencia Tributaria:
1. Gastos de manutención
Desde la Ley 6/2017, los autónomos pueden deducir gastos de manutención si se producen en el desarrollo de la actividad, se abonan por medios electrónicos y/o se realizan en establecimientos de restauración y hostelería.
Por ejemplo: Si un comercial autónomo sale en una reunión con un cliente y paga con tarjeta, puede deducir ese gasto. Pero si lo hace un sábado sin actividad profesional, no sería deducible.
2. Vehículos y transporte
En el IRPF, salvo que el vehículo esté afecto al 100% a la actividad (lo cual es difícil de demostrar), no se admite la deducción de los gastos asociados. En el IS, se permite una mayor flexibilidad siempre que esté debidamente contabilizado y justificado.
3. Viajes y hoteles
Son deducibles si se pueden justificar con la actividad profesional. Se exige vinculación directa con el negocio, agenda, motivo del viaje, y documentación acreditativa.
Errores frecuentes que debes evitar
Muchos autónomos y PYMES cometen fallos al intentar reducir su factura fiscal.
Estos son los más comunes:
1. No conservar facturas válidas: Un ticket, por si mismo, no permite la deducción de un gasto. Se exige factura completa con identificación del emisor, destinatario, fecha e IVA.
2. Registrar gastos personales como si fueran profesionales: Mezclar consumo personal y profesional (móvil, coche, luz en casa) sin afectación clara puede ser considerado fraude.
3. No imputar correctamente los gastos plurianuales: Las inversiones deben amortizarse en varios ejercicios. Por ejemplo, un ordenador de 1.500 € debe deducirse según el coeficiente de amortización.
4. No registrar los gastos en el libro contable correspondiente: La contabilidad debe reflejar todos los movimientos de forma precisa y coherente con los modelos tributarios.
Cómo documentar correctamente tus gastos
Para estar cubierto ante una eventual inspección, es imprescindible:
- Solicitar siempre facturar a tu nombre o al de la sociedad.
- Guardar justificantes de pago (preferiblemente electrónicos).
- Mantener actualizados los libros registro de ingresos y gastos.
- Explicar con claridad la relación del gasto con la actividad profesional.
Conclusión
La deducibilidad de los gastos es un derecho del contribuyente, pero está sujeta a normas claras y exigencias formales. Conocer los límites legales y actuar con rigor documental puede suponer un ahorro importante en tus liquidaciones tributarias y, sobre todo, evitar complicaciones con la Agencia Tributaria.
En Universitas Asesoría, te ayudamos a llevar una gestión contable y fiscal profesional, alineada con la normativa vigente, para que tú solo te preocupes de hacer crecer tu negocio.
¿Tienes dudas sobre si un gasto es deducible o cómo justificarlo? Consúltanos.
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